POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE HOLT RENFREW

A. Objectif et portée

La présente politique de confidentialité s’applique à Holt Renfrew & Cie, limitée ainsi qu’à ses sociétés affilées et filiales (collectivement nommés « Holt Renfrew », « nous » ou « notre[os[ »). Par sociétés affiliées et filiales, nous sous-entendons le holding Holt Renfrew limitée et le Groupe Selfridges limitée. Holt Renfrew s’engage à maintenir la confidentialité et à protéger l’intégrité de tout renseignement identifiable que nous recueillons à votre sujet (« renseignements personnels »). Le respect rigoureux de la confidentialité de vos renseignements et de vos affaires est une pierre angulaire de nos pratiques commerciales. La présente politique de confidentialité vise à décrire nos politiques et procédures et la manière dont nous les mettons en pratique afin que vous compreniez quel genre de renseignements nous recueillons et la façon dont nous les utilisons, les gérons et les divulguons.

Nos politiques et procédures, que nous mettons en œuvre pour protéger votre confidentialité, sont en place partout au sein des magasins Holt Renfrew, incluant hr2, Holt Renfrew Hommes et Ogilvy, membre de la collection Holt Renfrew & Cie (collectivement nommés dans la présente politique « magasins »).

Veuillez également noter que lorsque vous vous inscrivez ou que vous participez à un concours, un programme, une promotion ou un événement ou que vous achetez des produits ou services spécifiques par le biais de Holt Renfrew, des modalités additionnelles pourront être fournies concernant la cueillette, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels relatifs auxdits produit, service, programme, concours, promotion ou événement. Les nouvelles modalités s’appliqueront conjointement à celles de la présente politique de confidentialité.

En quoi consistent les renseignements personnels.
« Renseignements personnels » signifie toute information qui permet d’identifier un individu tels que son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse de courriel, sa date de naissance et comprend des renseignements non personnels que nous lions aux renseignements personnels.

La protection de vos renseignements personnels signifie que :
nous respectons scrupuleusement la confidentialité de vos renseignements personnels et de vos affaires;
vos renseignements personnels ne sont pas vendus;
vous contrôlez la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels;
vous avez accès aux renseignements que nous avons à votre sujet; et
nous respectons votre vie privée lorsque nous commercialisons nos produits et services.
B. La collecte de renseignements personnels

Pourquoi Holt Renfrew recueille-t-elle vos renseignements personnels?
Holt Renfrew recueille vos renseignements personnels et les utilise afin :

  • de comprendre vos besoins et votre admissibilité aux produits et services;
  • de vous informer sur des produits, des services, des offres spéciales, des programmes, des concours, des promotions ou des événements dont Holt Renfrew croit raisonnablement qui pourraient vous intéresser. Il peut arriver que nous vous inscrivions automatiquement à certains de nos concours; le cas échéant, nous vous en aviserons.
  • de créer, d’administrer et de maintenir les fichiers clients, ainsi que de traiter vos opérations et retours;
  • d’établir un fichier avec les renseignements personnels que vous fournissez ou que nous obtenons à votre sujet;
  • de recommander certains produits et services qui répondent à vos besoins;
  • de fournir un service continu;
  • d’améliorer la prestation des services;
  • de répondre à vos questions, demandes ou plaintes et de vérifier des directives pour votre compte;
  • de réviser et d’évaluer les demandes d’emploi soumises en ligne par l’intermédiaire de notre site www.holtrenfrew.com;
  • de vous fournir des renseignements (p. ex. : par l’intermédiaire de publipostage et [ou] de cyberbulletins);
  • de vérifier certains renseignements que vous nous donnez;
  • d’éviter les pourriels sur notre blogue;
  • d’établir votre identité;
  • de vous protéger et nous protéger contre les erreurs et les fraudes; et
  • au besoin, de coopérer avec les forces de l’ordre, de respecter une ordonnance de tribunal ou de prévenir la violation de toute loi en vigueur.

Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels seulement à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

Nous pouvons examiner et analyser vos habitudes de consommation en matière de produits et services, afin de nous aider à mieux vous servir et vous faire connaître d’autres produits et services qui, à notre avis, pourraient être avantageux pour vous. Nous recueillons et analysons aussi des renseignements provenant d’autres sources pour les mêmes motifs.

Veuillez noter que les renseignements agrégés, ne permettant pas d’identifier un individu en particulier, ne sont pas considérés comme des renseignements personnels. Holt Renfrew se réserve le droit de préparer et d’utiliser des renseignements agrégés comme elle l’entend. Par exemple, Holt Renfrew peut préparer des statistiques agrégées sur les utilisateurs ou des sommaires de renseignements pour décrire ses services et leur popularité auprès de fournisseurs et d’annonceurs potentiels, ou s’en servir à toute autre fin légale. Les statistiques et renseignements agrégés sur les utilisateurs ne contiennent aucun renseignement personnel.

Quels sont les renseignements personnels que Holt Renfrew recueille?
Holt Renfrew recueille divers types de renseignements personnels. Par exemple, durant le processus d’inscription, on vous demandera de fournir certaines coordonnées (comme vos nom et courriel) et peut-être aussi, selon les services auxquels vous vous abonnez ou les caractéristiques que vous utiliserez, de fournir des coordonnées supplémentaires et des renseignements généraux vous concernant (comme vos adresse, code postal, numéros de téléphone, groupe d’âge, date de naissance, préférences et intérêts personnels, produits favoris et, dans le cas d’une demande d’emploi en ligne, plus spécifiquement, votre expérience de travail, votre niveau de scolarité, votre formation, vos accréditations, vos compétences, vos habiletés et d’autres renseignements inhérents à l’emploi).

Comment Holt Renfrew recueille-t-elle les renseignements personnels?
Holt Renfrew recueille les renseignements personnels de diverses façons dans le cadre de vos achats de produits et services ou de votre participation à l’un ou plusieurs de nos programmes, concours, promotions ou événements. Holt Renfrew ne recueille que les renseignements personnels que vous fournissez volontairement. Holt Renfrew ne recueillera aucun renseignement personnel vous concernant sans vous en aviser d’abord (par l’intermédiaire de cette Politique de confidentialité ou au moment de vous demander de fournir ce type de renseignement), ni vous indiquer pourquoi et comment de tels renseignements seront utilisés ou divulgués (le cas échéant).

Holt Renfrew peut recueillir vos renseignements personnels par divers moyens (p. ex. : vous les fournissez de vive voix ou par écrit [y compris par voie électronique]). En voici quelques exemples :

  • les formulaires à remplir par écrit ou par voie électronique; en personne, par la poste, au téléphone, par le biais de nos sites Web ou de toute autre manière directe;
  • concours et événements promotionnels : à l’occasion, Holt Renfrew propose des promotions et des concours variés. En participant à ces promotions et concours, on pourra vous demander de nous fournir certains renseignements personnels. Vous pouvez choisir en tout temps de faire supprimer vos renseignements personnels de notre base de données ou de retirer votre nom de notre liste de diffusion;
  • vidéosurveillance : nous pouvons recueillir des renseignements personnels par le biais de la vidéosurveillance à l’intérieur d’un magasin comme à l’extérieur, le cas échéant, pour la protection de nos clients, nos collègues et nos actifs ainsi que pour prévenir le vol, les dommages à la propriété et la fraude;
  • données sur le parcours : cette technologie permet à l’exploitant d’un site Web de retracer le parcours d’un internaute sur son site, les pages qu’il fréquente et l’utilisation qu’il fait des hyperliens. Holt Renfrew recueille de tels renseignements sur ses visiteurs sur ses sites www.holtrenfrew.com, www.holtrenfrew.com/men, www.holtsmuse.com et www.ogilvycanada.com.
  • balises : les balises sont des images de taille réduite qui permettent à l’exploitant d’un site Web de recueillir certaines données et de contrôler l’activité de l’utilisateur sur son site Web. La balise est un très petit fichier, invisible à l’utilisateur. Holt Renfrew utilise cette technologie dans son cyberbulletin et son blogue pour recueillir des renseignements non personnels.
  • données d’achalandage d’un site Web : l’achalandage est surveillé et analysé afin de déterminer quels services et fonctionnalités sont les plus populaires et utiles auprès des internautes, dans le but d’améliorer nos services.
  • tierce partie : il peut arriver que nous recevions des renseignements personnels d’autres sources. Par exemple, par le biais des produits, services ou programmes de nos partenaires concédés qui peuvent également recueillir et partager avec nous vos renseignements personnels;
  • sites Web, médias sociaux et autres moyens électroniques : nous pouvons recueillir des renseignements personnels de façon électronique directement de votre part ou par le biais de tiers. Par exemple, nous pouvons accéder à vos renseignements personnels lorsque vous les communiquez sur nos plateformes de médias sociaux ainsi que lorsque vous interagissez avec nous de façon électronique sur nos sites Web, nos blogues et par courriel; et
  • candidatures en ligne : les utilisateurs de notre site Web peuvent consulter en ligne les postes offerts chez Holt Renfrew et soumettre leur candidature par voie électronique, selon les postes offerts. Les utilisateurs qui postulent ainsi devront fournir une lettre de présentation, un curriculum vitæ et des détails sur leur expérience professionnelle, leurs compétences et leurs préférences en matière d’emploi.

Holt Renfrew peut aussi compiler des statistiques d’utilisation agrégées ou des sommaires de renseignements pour décrire ses services et leur popularité auprès de fournisseurs et d’annonceurs potentiels, ou pour d’autres besoins légitimes. Les statistiques et renseignements agrégés sur les utilisateurs ne contiennent aucun renseignement personnel.

Comment Holt Renfrew peut-elle divulguer vos renseignements personnels?
Holt Renfrew ne vend pas à des tierces parties les renseignements personnels qu’elle recueille. Holt Renfrew peut communiquer les renseignements personnels à certains fournisseurs de services, fournisseurs, partenaires concédés ou autres organismes externes qui lui aident à vous offrir des produits, des services, des programmes, des promotions, des concours, des événements ou des publicités personnalisés ou à l’exploitation de son entreprise. Lorsque Holt Renfrew partage des renseignements personnels avec de tels intervenants, elle en limite l’usage à ses propres besoins et exige que l’intervenant concerné possède des dispositifs adéquats pour protéger lesdits renseignements.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels au besoin pour protéger nos intérêts ou dans le cas de la vente ou d’un transfert de Holt Renfrew en tout ou en partie. Par exemple, la divulgation peut être nécessaire :

afin de détecter ou de prévenir une fraude;
dans le cadre d’une fusion avec une autre entité;
pour assurer ou sécuriser nos actifs; ou
pour amorcer une autre forme d’opération commerciale ou de financement.
Le cas échéant, nous nous assurerons que les parties ont conclu un accord dans le cadre duquel la divulgation des renseignements (incluant les renseignements personnels) est limitée aux besoins relatifs à l’enquête ou à l’opération.

C. Votre consentement

Nous établissons typiquement l’objectif pour lequel les renseignements personnels seront utilisés au moment de les recueillir ou avant. À moins que la loi ne le permette ou ne l’exige, nous ne recueillerons, n’utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels sans d’abord obtenir votre consentement.

À mesure que de nouveaux besoins surgissent, il est possible que nous mettions à jour la présente politique de confidentialité. À cet effet, nous vous encourageons à la passer en revue périodiquement.

Votre consentement peut être explicite ou implicite
Le consentement explicite peut être donné verbalement ou par écrit.

Votre consentement est implicite lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous nous l’avez accordé en raison d’une mesure que vous avez prise ou choisi de ne pas prendre. En choisissant de nous fournir vos renseignements personnels, vous consentez à leur utilisation conformément aux principes énoncés dans la présente politique de confidentialité et en fonction des précisions fournies au moment de la cueillette. Par exemple, si nous vous donnons l’occasion de nous indiquer que vous ne souhaitez pas recevoir de publipostage, et que vous ne le faites pas, nous pouvons conclure que vous ne vous y objectez pas. Nous nous appuyons sur votre consentement implicite pour utiliser ou divulguer des renseignements vous identifiant, tels que vos nom et adresse.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps.
La protection de vos renseignements personnels est cruciale pour nous. Si vous souhaitez que Holt Renfrew n’utilise pas les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet à des fins de commercialisation ou de publicité, veuillez nous l’indiquer au moment de fournir ces renseignements.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps après nous l’avoir accordé, à condition qu’aucune exigence juridique ou réglementaire ne l’empêche. Pour de plus amples renseignements sur la façon de procéder, vous pouvez joindre le directeur de la protection des renseignements personnels par téléphone au 416 960-2860 ou par courriel à privacy.office@holtrenfrew.com. Vous pouvez également remplir le FORMULAIRE DE DEMANDE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE MODIFICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS et le remettre à un conseiller à la vente ou à un concierge (s’il y a lieu) à des fins de traitement à l’un de nos magasins Holt Renfrew. Veuillez noter que vous devrez présenter une pièce d’identification valide avec photo afin de confirmer votre identité.

Veuillez noter que si vous ne consentez pas à certaines formes d’utilisation de vos renseignements personnels, ou que vous retirez votre consentement, il est possible que nous ne puissions pas vous offrir un produit ou un service particulier. Le cas échéant, nous vous expliquerons la situation afin de vous aider à prendre une décision éclairée. Il est également important de noter qu’il peut prendre un certain temps avant que nos dossiers reflètent les modifications apportées à vos préférences en matière de coordonnées et de consentement. Par exemple, si vous avez indiqué ne pas vouloir de communications de commercialisation personnalisées de la part de Holt Renfrew, vos préférences peuvent ne pas être encore entrées en vigueur pour une promotion en cours.

D. Consulter, vérifier et modifier vos renseignements personnels

Vous pouvez consulter vos renseignements personnels et en vérifier l’exactitude.
Holt Renfrew permet d’accéder à vos renseignements personnels et de les réviser conformément aux lois applicables, et s’engage à vous fournir les renseignements demandés dans un délai raisonnable.

Vous pouvez consulter vos renseignements personnels pour les vérifier, les mettre à jour et les corriger, de même que faire effacer ceux qui sont désuets. Nous vous demandons alors de soumettre votre demande par écrit en remplissant un FORMULAIRE DE DEMANDE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE MODIFICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. Vous pouvez l’imprimer en cliquant ici ou en demander un auprès d’un conseiller à la vente ou d’un concierge (s’il y a lieu) lors de votre prochaine visite en magasin. Une fois le formulaire rempli, vous pouvez le remettre à un conseiller à la vente ou à un concierge (s’il y a lieu) à des fins de traitement. Veuillez noter que vous devrez présenter une pièce d’identification valide avec photo afin de confirmer votre identité.

Aucuns frais ne sont exigés pour vérifier ou corriger des renseignements. Selon les circonstances, des frais peuvent être exigés pour obtenir une copie des dossiers que nous vous avons déjà fournis; nous vous aviserons à l’avance si des frais sont exigibles.

Si vous souffrez d’une déficience sensorielle, nous collaborerons avec vous pour rendre vos renseignements personnels accessibles dans un format compatible.

Nous répondrons aux demandes d’accès selon les exigences des lois en vigueur. Il peut arriver que nous ne puissions vous donner accès à certains renseignements personnels, notamment dans le cas où les renseignements demandés révéleraient les renseignements confidentiels ou personnels d’un autre client ou si les exigences juridiques ou réglementaires l’interdisent. Dans le cas où les renseignements ne seront divulgués ou ne pourront l’être, nous vous en donnerons la raison.

Si, à votre demande, nous avons obtenu des renseignements à votre sujet par l’entremise d’une tierce personne, nous vous ferons connaître la source de notre information.

E. Sécurité

Holt Renfrew prend des mesures de sécurité matérielles, procédurales et techniques dans ses bureaux et ses dispositifs de stockage de l’information afin de prévenir la perte, l’abus, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification de renseignements personnels. Cette mesure s’applique également à l’élimination ou à la destruction de renseignements personnels. Holt Renfrew protège rigoureusement la confidentialité de l’information qu’elle détient sur vous. Seul le personnel autorisé peut accéder à ces renseignements.

Si un employé de Holt Renfrew ou de ses partenaires concédés utilise les renseignements personnels à mauvais escient, cet acte sera qualifié d’infraction grave et pourra faire l’objet d’une sanction disciplinaire, allant même jusqu’au congédiement. Si un individu ou une organisation fait un mauvais usage des renseignements personnels transmis aux fins de prestation de service à Holt Renfrew ou en son nom – cet acte sera considéré comme un grave problème pour lequel des mesures peuvent être prises, allant même jusqu’à la résiliation de toute entente entre Holt Renfrew et l’individu ou l’organisation en question.

Nos spécialistes de la sécurité informatique assurent la sécurité de tous nos systèmes informatiques. Cette pratique protège vos renseignements personnels en tout temps lorsqu’ils sont stockés dans nos fichiers de données ou manipulés par nos employés. Nos systèmes protègent aussi vos renseignements durant les transmissions électroniques, en l’occurrence, entre nos centres de traitement des données, nos magasins et nos bureaux du siège social.

Holt Renfrew a pris des mesures pour protéger votre confidentialité durant vos consultations en ligne. Lorsque vous visitez www.holtrenfrew.com, www.holtrenfrew.com/men, www.holtsmuse.com ou www.ogilvycanada.com, nos sites Web sont capables de reconnaître votre fournisseur d’accès Internet, mais ils ne peuvent toutefois vous identifier en tant qu’individu.

Holt Renfrew a aussi pris des mesures afin de s’assurer que les distributeurs et les fournisseurs de services avec lesquels elle partage des renseignements s’engagent à maintenir la confidentialité de vos renseignements personnels, selon les critères définis dans la présente politique de confidentialité, et qu’ils s’abstiennent d’utiliser de façon indépendante ou non autorisée de tels renseignements.

Nous notons que certains magasins Holt Renfrew permettent à leurs clients de se brancher aux sites www.holtrenfrew.comwww.holtrenfrew.com/menwww.holtsmuse.com ou www.ogilvycanada.com par l’entremise de notre fournisseur d’accès Internet. Nous ne pouvons vous garantir que les renseignements que vous choisissez de divulguer par l’entremise d’Internet ne seront pas interceptés par des tierces parties. Nous n’assumons aucune responsabilité relative aux renseignements personnels divulgués par l’entremise d’Internet, lesquels peuvent être interceptés, détournés ou consultés de quelque façon que ce soit.

F. Conservation et destruction

Nous conservons, consultons et utilisons les renseignements personnels au Canada. À moins que des exigences juridiques ou réglementaires n’imposent de conserver de tels renseignements au Canada, lesdits renseignements pourront également être conservés, consultés ou utilisés à l’extérieur du pays. Par exemple, lorsque nous engageons une entreprise ou un fournisseur de service externe, les renseignements personnels peuvent être conservés, consultés ou utilisés dans n’importe quel pays où l’entreprise ou le fournisseur de service est installé, ou à partir duquel il fournit ses services, incluant par exemple les États-Unis et le Royaume-Uni. Dans le cas où les renseignements personnels sont conservés à l’extérieur du Canada, ils sont soumis aux lois de cette juridiction.

Nous conservons vos renseignements uniquement pour la période durant laquelle ils sont nécessaires pour les produits et services que vous utilisez, afin de vous offrir des produits et des services lorsque vous êtes client chez nous, et pour une période raisonnable par la suite ou pour répondre à des exigences juridiques. Nous disposons de normes de conservation qui répondent à ces exigences. Nous détruisons vos renseignements lorsqu’ils ne sont plus requis, ou nous enlevons votre nom de ces renseignements.

G. Comment nous assurons l’observation de notre politique de confidentialité?

Nous sommes engagés à respecter la politique de confidentialité de Holt Renfrew.
Vous pouvez consulter notre politique de confidentialité sur les sites Web de Holt Renfrew à www.holtrenfrew.comwww.holtrenfrew.com/menwww.holtsmuse.com ou www.ogilvycanada.com, ou en obtenir une copie en magasin. Pour toute question ou plainte concernant la présente politique ou la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, adressez-vous au directeur de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées ci-dessous sous « Vous libérer de vos préoccupations ».

Nous surveillons le respect de la politique de confidentialité de Holt Renfrew. Nous avons instauré des procédures pour favoriser l’application des politiques et procédures de confidentialité de Holt Renfrew par nos employés et ceux de nos partenaires concédés. Nos pratiques seront réexaminées sur une base régulière et les conclusions de cet examen seront transmises au directeur de la protection des renseignements personnels.

H. Vous libérer de vos préoccupations

Vous libérer de vos préoccupations est important pour nous.
Holt Renfrew s’engage à vous traiter avec égard et avec le plus grand respect, et à vous fournir un service hors du commun. Veuillez nous faire part de vos questions ou préoccupations et nous ferons de notre mieux pour vous aider. Peu importe les circonstances, résoudre vos problèmes est notre priorité absolue.

Comment régler vos plaintes et préoccupations chez Holt Renfrew?
Exprimez-vous. Dans la plupart des cas, remplir un FORMULAIRE DE DEMANDE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE MODIFICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS conduira à la résolution de vos préoccupations. Ce formulaire peut être imprimé en cliquant ici ou être obtenu auprès d’un conseiller à la vente ou d’un concierge (s’il y a lieu) à votre magasin Holt Renfrew.

Le directeur de la protection des renseignements personnels de Holt Renfrew agit en votre nom. Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous avons répondu à vos préoccupations, n’hésitez pas à écrire au directeur de la protection des renseignements personnels de Holt Renfrew à l’adresse suivante :

Directeur de la protection des renseignements personnels de Holt Renfrew
60, Rue Bloor Ouest, bureau 300
Toronto (Ontario) M4W 3B8
Télécopieur : 416 922-3826
Courriel : privacy.office@holtrenfrew.com

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont votre plainte a été traitée par le directeur de la protection des renseignements personnels de Holt Renfrew. Si vous ne pouvez accepter la conclusion du directeur de la protection des renseignements personnels de Holt Renfrew, vous pouvez vous renseigner sur la façon de transmettre votre plainte à un échelon supérieur.

I. Politique anti-pourriel

Holt Renfrew a une politique anti-pourriel très stricte. Si vous recevez un courriel non sollicité de la part de Holt Renfrew, ses fournisseurs, partenaires concédés ou agents, veuillez nous écrire à privacy.office@holtrenfrew.com. Incluez le pourriel ainsi que l’en-tête non modifié. Veuillez noter qu’il n’est pas inhabituel que des polluposteurs se cachent derrière le compte de quelqu’un d’autre, ou utilisent des serveurs de messagerie qui ne leur appartiennent pas.

J. Modification à la politique de confidentialité

Puisque Holt Renfrew passe régulièrement en revue toutes ses politiques et procédures, elle peut modifier sa politique de confidentialité de temps à autre. Ces modifications seront affichées sur nos sites Web dès que possible. Cette politique de confidentialité a été mise à jour le 27 novembre 2014. Elle remplace celle datant du 10 juin 2014.

Date de la dernière mise à jour : 27 novembre 2014

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